5 Regler för en bra process

”Det är för komplicerat att dokumenteras, det är för tidskrävande, jag behöver inte följa processer, det räcker med att jag vet hur man gör.” 
Detta är ett antal ursäkter som används för att inte skapa processer. Allt som görs mer än en gång, eller av flera personer, borde dokumenteras.

Regler:

1. Håll det enkelt och linjärt när det är möjligt

2. Fokusera på kritiska företagstjänster

3. Se till att processen ger värde för att säkerställa framgångsrika resultat

4. Dokumentera

5. Om processen inte fungerar, förbättra eller ändra den

Dokumentera processen
När en process är dokumenterad ska den övervakas, hanteras och förbättras. Om dina processer skrivs ner kan du lättare och snabbt lära upp både nya och befintliga anställda. Detta kommer att avslöja brister i företagets arbete. Du kommer att kunna identifiera flaskhalsar och områden där man är inkonsekvent.

Ansvar och aktiviteter för en processägare
Processägaren ansvarar för att processen överensstämmer med alla lagstadgade krav samt att samordna och genomföra förbättringsförslag. Rapportera uppdateringar, kvalitetskontroller och revisionsrapporter om processens prestanda till processägaren är viktigt.

Process support roller

· Författare/Ägare av processen - Dokumenterar och uppdaterar process och stödpolicy, så att dokumenten släpps för olika versioner. Kontrollerar och samlar relevant statistik och servicerapporter för kunder och interna chefer.

· Processhanterare - ansvarar för den dagliga driften (t.ex. change management) och skapandet av nödvändiga hanterings och prestationsrapporterna.

· Process Executor (DOER) - ansvarar för att följa och genomföra de nödvändiga processerna och relaterade förfaranden samt föreslå förbättringsområden genom att ge konstruktiv feedback till författaren/ägaren.